DOSSIER : notre livre blanc de la GED

1. Intro  : l’évolution vers une gestion efficace à coût maîtrisé :

La gestion efficace de la communication clients a un effet immédiat sur la fidélisation et représente pour les entreprises un axe majeur de croissance de revenus. Dans les administrations et les collectivités, l’augmentation de la traçabilité du flux courrier entrant et sortant est un gage d’amélioration de la relation entre les administrations et leurs administrés (fournisseur, citoyens etc.). La gestion des courriers est alors au cœur de leurs préoccupations. Dans les sociétés commerciales, les gisements de productivité sont nombreux et variés : processus « de la commande au paiement » en particulier la dématérialisation du flux financier (facture fournisseur, moyens de paiement etc.), ged collaborative, ged sortante (cold) etc.

Les socles informatiques vont évoluer et s’enrichir de nouvelles solutions. Ils doivent être pensés de façon transverse en prenant en compte tout le cycle de vie du document sans oublier son contrôle (maîtrise des flux, dématérialisation). Le système de gestion des documents GED (ou Geide) doit être cohérent et ce quel que soit le canal, l’interlocuteur, la période de la journée, le type de document.

Reconstituer un dossier en quelques clics, partager des documents avec ses collaborateurs, les mettre à disposition des ses clients, fournisseurs et partenaires pour mieux échanger. Ou bien encore ne plus saisir les factures, contrôler leur traitement et diffuser les courriers dans les services. Dématérialiser, c’est gagner en productivité, un accélérateur de performance et c’est pérenniser l’information dans l’entreprise.

 

2. Définition

L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le processus de gestion de l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique.

Le terme GED étant jugé trop généraliste, il lui est souvent préféré le terme de GEIDE pour Gestion Electronique de l’Information et du Document Existant. En effet le document n’est plus seulement un document papier transformé, mais il est souvent déjà créé de façon électronique.
Terme préféré de l’APROGED Association des Professionnels de la Gestion Electronique de Documents.(www.aproged.org)

a – Le périmètre de la GED

La Gestion Electronique de Documents traite des documents numériques. A ce titre une solution de GED peut intégrer :

• des outils : de numérisation, de stockage, de circulation, de diffusion et de recherche, notamment
• des spécificités métiers : application des procédures qualité, gestion du cycle de vie, règles de gestion, interaction avec des applications métier, par exemple
• des spécificités techniques : transformation de format de fichier, prévisualisation de fichiers multimédias, pages Web, contenus structurés, groupe de travail…

b – C’est quoi un document électronique ?

On désigne par document électronique une image, un fichier son, un fichier texte, un tableau électronique (issu d’un tableur), etc pouvant être manipulé par un ordinateur.
Le document papier est manipulé par l’utilisateur. Le document électronique est manipulé par l’informatique.

3. Les processus : de la dématérialisation à la GED

Le processus de dématérialisation englobe l’acquisition du document papier et sa transformation en document électronique.

Le processus GED peut être décomposé simplement en 3 étapes –    L’acquisition –    La gestion –    Le stockage

a – L’acquisition des documents

L’acquisition d’un document provient d’un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.
Les différentes phases de l’acquisition :

• La création : Se fait par l’intermédiaire de scanners, ces dispositifs se généralisent et équipent la plupart des nouveaux photocopieurs appelés multifonctions, appareils qui deviennent de véritables plate-forme d’acquisition. Cependant, la plupart des documents circulant aujourd’hui sont conçus dès leur création à partir d’un ordinateur. Ces documents se présentent sous forme de fichiers avec des formats différents.

• L’enregistrement du document qui vise à :
  • Attribuer une référence (nom de fichier, numéro de document, code alphanumérique, mots clés etc….) conforme aux règles de gestion de l’organisation ; ces informations sont baptisées métadonnées ou index.
  • Répondre à des utilisations différentes du document : création de copie révisable, de copie de diffusion, archive non modifiable

L’enregistrement peut également déclencher un circuit de revue et de validation, souvent appelé Workflow.  Le Workflow est de type documentaire lorsqu’il est centré sur le document (« document-centric »). Il est alors appelé « DocFlow ».
Le Workflow lié à la validation d’un document prendra en compte les droits d’accès et les profils des utilisateurs du système. Il s’agit le plus souvent de la gestion du statut, de la version et de la visibilité du document.

• L’indexation : C’est une fonction centrale des outils de GED, qui consiste en premier lieu à attacher des métadonnées aux documents. Cette opération consiste aussi à ranger les documents dans un environnement informatique accessible aux utilisateurs.
  • Indexation automatique : le classement peut être réalisé automatiquement si l’application de gestion, ou bien la chaîne de numérisation qui déversent les documents dans la GED sont capables de fournir les métadonnées du document pour faciliter sa recherche dans le plan de classement prévu.
  • Indexation manuelle grâce à la notice (ou fiche) décrivant un document. C’est souvent le premier point d’entrée des utilisateurs. C’est également ce formulaire qui sollicitera le plus le contributeur, puisqu’il devra saisir de l’information
  • L’indexation « plein texte » est une méthode d’indexation automatique qui exploite le contenu du document. Dans le cas de supports papiers numérisés, l’indexation « plein texte » sera possible uniquement si le document numérique subi un traitement préalable OCR (de l’anglais Optical Character Recognition). Il s’agit de la capacité d’un logiciel à reconnaitre des caractères d’imprimerie préalablement scannés.

b – La gestion des documents

Les opérations de gestion englobent tout ce qui se passe après la création du document :

• La sécurité et les droits d’accès : gestion des permissions
• L’administration proprement dite (classement, diffusion, stocka
  ge, archivage
• La
  variation du document : validité, durée de vie
• L’évolution du document : version et mise à jour
• La recherche et le partage

c – Le stockage

Cette étape majeure dans la vie du document doit respecter certaines règles pour assurer à tout moment la disponibilité du document.
Il faut distinguer deux processus et deux termes qui sont souvent confondus : le stockage numérique et l’archivage numérique

• Le stockage numérique : permet l’accès à l’information archivée.ce stockage engendre des impératifs :
  • Le support de stockage : doit être adapté au mieux à la volumétrie des documents.Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation, offrir un temps d’accès faible.
  • L’organisation du stockage : le document numérique peut remplacer le document original. Il ne sera pas égaré, car ne circule que la copie électronique du document.

• L’archivage numérique : derrière ce terme, se profile la notion « d’archivage légal », ce qui inclut la notion de tiers digne de confiance et de signature électronique, afin de prouver l’authenticité du document dans un environnement normatif strict (type NFZ42-013).

4. Dématérialisation et transformation numérique

La numérisation ou dématérialisation ou encore « démat » consiste en la transformation d’un document d’un support matériel en données électroniques. La dématérialisation consiste donc à moderniser tout ou partie d’un traitement reposant sur des échanges de document papier par un processus automatisé reposant sur des documents numériques
S’il existe de multiples portes d’entrées pour l’information dans l’entreprise (E-mail, fax, edi etc.), au sein d’échanges structurants le papier demeure le support largement utilisé.

Source Markness International :
– Optimisation des processus documentaires : Solutions pour les documents et courriers entrants/circulants – France, 2012-2014

a – Les flux

Le terme dématérialisation est très généraliste. Cependant les solutions, les éditeurs et les compétences dans le domaine de la dématérialisation sont, quand à elles, très spécifiques en fonction de la typologie et du volume du flux à dématérialiser.

Si l’on prend pour exemple la dématérialisation de flux entrants, tel que le flux courriers, certains type de courrier peuvent aller jusqu’à un degré d’industrialisation très élevé en termes d’acquisition, de gestion et de stockage.

Les processus de dématérialisation peuvent ainsi couvrir l’ensemble d’un processus métier de l’entreprise tel que les processus de « Purchase to Pay » désignant l’ensemble des processus métier d’une entreprise entre la demande d’achat et le paiement du fournisseur :

• Gestion des achats (sourcing)
• Suivi des contrats avec les fournisseurs
• Traitement des factures fournisseurs
• Stratégie de paiement (rapprochement entre les factures, les commandes d’achats et les livraisons de marchandises)