PESv2
La loi impose à toutes les collectivités l’utilisation du protocole PES V2 pour le transfert dématérialisé des flux comptables vers les organismes payeurs à partir du 1er janvier 2015. A cette date, la transmission des pièces justificatives n’est pas forcément à prendre en compte (obligatoire un an plus tard le 1er janvier 2016). Cependant, seule une dématérialisation totale du processus, y compris des pièces justificatives permet d’engranger les avantages complets du « sans papier« .
La dématérialisation des pièces justificatives, doit donc être une préoccupation majeure des collectivités. Au-delà d’un simple « scan » de document papier, la dématérialisation doit être envisagée d’un point de vue global: processus de numérisation mais aussi gestion numérique de l’information (stockage centralisé à valeur probante, recherche, transmission, durée et cycle de vie, archivage, destruction).
Cette extension à la gestion de l’information documentaire élargit d’ailleurs le périmètre de l’étude qui concernera également l’information documentaire nativement numérique (Commandes, plateforme appels d’offre…).
La plupart des solutions de gestion financières (CIRIL, NEMAUSIC, MAIRIM, E-MAGNUS etc.) proposent ou proposeront à terme une gestion des pièces justificatives a minima: elles offriront éventuellement un outil de numérisation unitaire, les pièces justificatives seront référencées dans l’outil métier, une transmission plus ou moins automatique sera mise en œuvre dans le cas du PESV2. Cette solution peut permettre de faire face à certaines obligations légales mais ne permet pas d’engager tous les bénéfices liés à une dématérialisation et une gestion documentaire professionnelle et centralisée intégrants tous les flux documentaire de la collectivité (courriers, factures, actes etc.)
Notre conviction est que cette contrainte PESV2 doit être transformée en OPPORTUNITE. Les outils modernes et collaboratifs de Gestion Electronique de Documents ou de courrier (GED / GEC) permettent de déployer facilement et progressivement des solutions de dématérialisation et de gestion de l’information documentaire efficaces en terme de productivité et de services rendus aux usagers. La mise en place d’outils comme Maarch vous met en conformité avec les exigences du PESV2 bien sûr mais vous permet également d’optimiser vos organisations et processus dans la plupart des services.
- traçabilité des flux
- sécuriser les flux « document » (courrier, facture etc.) en termes de qualité et de service
- travail collaboratif interne
- amélioration de la réactivité et donc les relations avec les citoyens
- disposer d’outils de suivi fiable pour ne rien laisser échapper
- disposer d’un système de Gestion Documentaire simple et automatiser pour organiser, indexer et archiver durablement documents
Illustration avec le connecteur Maarch pour PESv2
Le Cloud Computing est représenté en 3 composantes principales. Chacune d’elle externalise avec une part variable les briques applicatives. Par ordre croissant du niveau d’externalisation.
IaaS (Infrastructure As A Service) : concerne les serveurs, moyens de stockage, réseau … Le modèle IaaS consiste à pouvoir disposer d’une infrastructure informatique hébergée. L’accès à la ressource est complet et sans restriction, équivalent. Ainsi une entreprise pourra par exemple louer des serveurs Linux, Windows ou autres systèmes, qui tourneront en fait dans une machine virtuelle chez le fournisseur de l’IaaS.
PaaS (Platform as a Service) : concerne les environnements middleware, de développement, de test,… Le modèle PaaS consiste à mettre à disposition un environnement prêt à l’emploi, fonctionnel et performant (logiciel serveur, base de données, stokage etc…).
SaaS (Software as a Service) : concerne les applications d’entreprise : CRM, outils collaboratifs, messagerie, BI, ERP,… Le modèle SaaS permet de déporter une application chez un tiers. Le terme SaaS évoque bien un service dans le sens où le fournisseur vend une fonction opérationnelle, et non des composants techniques requérant une compétence informatique pour l’utilisateur.