La ville de Saint-Affrique, basée dans la région Midi-Pyrénées, est une collectivité ambitieuse de 8.500 habitants. Dans le cadre d’une démarche dynamique, la collectivité a voulu améliorer ses habitudes de fonctionnement et surtout gagner en efficacité. En effet, le maire de Saint-Affrique et aussi le président de la communauté de commune qui officie au sein de la mairie. De fait, la ville a défini son nouveau schéma directeur informatique. Soucieuse d’offrir des conditions de travail toujours plus avantageuses et de gagner en agilité vis-à-vis de ses administrés, ses partenaires et ses fournisseurs. Mais aussi de pouvoir centrer les compétences et améliorer la fluidité des différents pôles : mairie et communauté de commune.
La ville de Saint-Affrique a donc décidé d’inscrire dans ce schéma la modernisation de la gestion de son flux courrier.
Après consultation, la direction décida d’être accompagnée par les consultants d’Edissyum pour la mise en œuvre d’une solution d’enregistrement, d’indexation, de distribution automatique et de suivi du courrier : L’offre Open Source de gestion du courrier Maarch, qui permet à la collectivité et la communauté de commune d’être mutualisées sur la même plateforme. Pour son déploiement, la solution a été intégrée à l’infrastructure réseau existant pour permettre la numérisation en masse par les services généraux à partir des matériels de la collectivité.
«Edissyum a été très efficace durant notre projet, ils nous ont accompagné tout au long du déploiement à l’aide de réunions qui nous on permis de respecter les plannings dans la mise en place de la solution. Avec la mise en production au sein de la mairie, nous avons pu constater les gains de temps et une meilleure efficacité dans la transmission des courriers entre les différents services de la mairie et la communauté de commune. De mon côté, j’ai une gestion plus globale au point de vue administratif.» témoigne Mr Jérôme Claris, responsable informatique.
Le projet :
- 80 utilisateurs à termes
- 26 services concernés
- Chaîne de numérisation du courrier entrant par couplage d’un copieur multifonctions et d’un moteur OCR (numérisation par lot)
- Mutualisation des compétences
- 1 postes de numérisation pour le courrier arrivé
- Déploiement de la solution Maarch en 3 mois.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter : contact@edissyum.com
Pour vous inscrire :
- Le site du salon : http://www.salon-useit.com/