L’Intelligence Artificielle (IA) pour booster votre solution de gestion électronique des courriers, il y a ceux qui en parlent et il y a ceux qui agissent
A notre époque la dématérialisation devient de plus en plus en sujet d’actualité, la gestion électronique des courriers représente un défi majeur pour de nombreuses collectivités.
Le tri, la classification et le traitement manuels des courriers étant fastidieux et sujet à des erreurs potentielles.
Ainsi avec la mise en place de l’intelligence artificielle (IA) dans ses solutions depuis 2022, Edissyum a déjà entamé une transformation radicale sur le marché de la gestion des correspondances au travers de ses solutions Open sources de GEC : MEM Courrier et de Data Capture : Open-Capture.
Les défis à relever avec l’IA dans la gestion électronique des courriers GEC.
Un volume élevé des correspondances multi-canal (papier, mail, formulaire, saisine), une indexation et une classification complexe des courriels ainsi qu’une difficulté dans l’archivage peuvent poser des problèmes dans la gestion électronique des courriers et en particulier dans l’automatisation des taches.
Ces difficultés peuvent entraver l’efficacité opérationnelle, augmenter les risques d’erreurs et éloigner certains utilisateurs des outils digitaux. Il existe cependant une solution capable de surmonter ces difficultés : MEM Courrier, la GEC 4.0
MEM Courrier et l’Intelligence Artificielle (IA) pour optimiser la gestion quotidienne de vos correspondances.
A l’instar du web 4.0, la GEC 4.0 transformera la gestion des correspondances. Elle s’inscrit dans l’ère des IA génératives. Depuis sa dernière version, MEM Courrier intègre de l’IA avancée. Elle est supervisée et pré-entrainée. Cela permet d’extraire automatiquement des métadonnées. Les données incluent date, objet, expéditeur, nom, prénom et adresse. Elle classifie les correspondances grâce à l’apprentissage continu. Elle prédit aussi leur diffusion dans les services. La prochaine étape est de proposer une synthèse. Un nuage de mots-clés pertinents viendra renforcer l’indexation.
Le principe est de capitaliser sur les données taguées quotidiennement par les utilisateurs afin qu’ils deviennent l’entraineur de leur propre modèle d’Intelligence Artificielle IA (appelé transformer). A l’instar de google reCaptcha qui nous demande d’identifier des formes précises dans un puzzle d’images, chaque clic utilisateur est une action d’apprentissage qui permet d’entraîner le modèle en continue (« Continuous Learning »)
Cette nouvelle approche va simplifie la gestion électronique des courriers. Elle vise à fluidifier et à optimiser la gestion grâce à l’IA. L’entraînement continu joue un rôle clé. Un modèle pré-entraîné est fourni et l’utilisateur le fera progresser au quotidien : cela dessine un apprentissage selon une courbe asymptotique. L’objectif est de tendre vers une automatisation jusqu’à 95%. Les saisies chronophages seront remplacées par du contrôle. Les opérateurs et agents apporteront leur compétence métier. Cette compétence est indispensable pour intégrer le contexte.
Souveraineté des données : ce n’est pas un concept, mais une réalité avec une IA maîtrisée, frugale et adaptée au besoin.
En effet, y compris pour l’IA générative « SerenIA » qui guide les utilisateurs dans l’usage de MEM courrrier ou bien encore qui aide à produire les éléments de langage pour les courriers de réponse, tout se passe chez vous : 100 % On-Premise, zéro accès externe.
L’infrastructure de production reste basée sur de la CPU. Pas besoin de puissantes et coûteuses cartes graphiques GPU, énergivores, calorivores et dont l’obsolescence est bien plus rapide que nos serveurs. Chez Edissyum, la frugalité n’est pas une promesse — c’est notre standard. Nous concevons des IA sobres, utiles et parfaitement alignées avec vos besoins. L’entraînement et l’annotation est réalisé sur la base de modèle de type SLM (Small Langage Model).
L’usage d’un grand modèle de langage (LLM : Large Langage Model) n’est pas nécessaire pour Extraire, Classer et Prédire l’orientation d’un courrier. L’usage d’un LLM n’est pas non plus nécessaire pour générer de l’enrichissement contextuel (RAG : Retrieval Augmented Generation) lorsque le corpus documentaire indexé est une base de connaissances issue des bases de données internes de l’entreprise ou du contexte client (données contextuelle de l’utilisateur, documentation produit, tutoriel vidéo etc..)
Une démarche globale, des valeurs et des engagements
Cette orientation technologique est, de plus, parfaitement alignée avec les valeurs portées par l’entreprise et parfaitement cohérente dans sa démarche RSE entamée en 2023 en intégrant le dispositif CEDRE ambition.
Le bilan carbone réalisé en 2024 a confirmé notre engagement à maîtriser les émissions de GES. En optimisant nos infrastructures et en réduisant une consommation énergétique qui représente près de 40 % de nos émissions totales, nous renforçons notre démarche. Cette ambition se concrétise par le développement d’IA frugales, maîtrisées et parfaitement adaptées aux besoins et contraintes de la production informatique et plus largement de nos clients.
Les avantages de MEM Courrier boostée à l’IA – ECP (Extraction, Classification, Prédiction):
Extraction Automatique des Métadonnées
Grâce à l’IA et au modèle pré-entraîné, MEM Courrier analyse minutieusement chaque correspondance. Ensuite, il extrait toutes les informations cruciales telles que la date, l’objet, et les coordonnées complètes de l’émetteur. Ces coordonnées incluent le nom, prénom, adresse, mail, SIRET, entre autres. Cette fonctionnalité garantie que toutes les données pertinentes sont capturées et facilement accessibles pour proposer des scénarios d’intégration en fonction des informations déjà présentes dans MEM courrier.
Classification par Apprentissage Continu (« Continuous Learning »)
L’apprentissage continu permet à MEM Courrier de s’adapter et de s’améliorer avec chaque nouvelle correspondance traitée. La courbe d’apprentissage est rapide, la solution devient plus précise dans la classification des courriers, assurant une organisation optimale.
Prédiction dans la Diffusion
MEM Courrier anticipe à qui devrait être distribué un courrier, simplifiant le processus de diffusion et accélérant la communication interne.
IA générative : génération de Résumés et de Mots-clés
Intégrée à la roadmap depuis le début sur l’IA entamés en 2022, cette fonctionnalité offre un aperçu rapide du contenu des correspondances, permettant de connaître l’essentiel des documents sans avoir à les lire intégralement. Ceci va permettre un gain de temps considérable et une meilleure indexation.
L’intégration de l’IA par Edissyum dans sa solution de gestion électronique des courriers ouvre de nouveaux horizons en termes d’efficacité, de précision, et d’optimisation du temps. MEM Courrier et Open capture incarnent cette avancée.
Cédric Rouire
4