Début 2016, la ville de Digne-les-Bains met en exploitation la solution de gestion des courriers arrivés et départs Maarch. 18 mois plus tard, le succès est réel : 100% du flux administratif signalé et plusieurs milliers de courriers échangés entre la collectivités, ses partenaires et ses administrés par l’intermédiaire de la GEC.

 

Capitaliser sur le succès du projet de dématérialisation des courriers

Ce projet s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue du fonctionnement des services de la ville, les objectifs sont aujourd’hui atteints :

• Modernisation de la gestion des flux administratifs
• Une volonté de concrétiser : Elus et direction en appuie de cette démarche
• Réorganisation de la salle courrier
• Un outil simple, convivial, full web et Open source
  

Plus d’une centaine d’utilisateurs en ligne consultent, traitent et redirigent désormais le flux du courrier au quotidien de façon dématérialisée. Fort de ce succès, Jean-Marc Gillet, Directeur Général des Services, lance alors le projet d’intégration du portail de la ville avec le back-office Maarch pour le traitement des saisines par voie électronique.

 

Le projet des Saisines par Voie électronique

Le besoin de la ville de Digne-les-Bains  est de répondre aux obligations d’être opérationnelles pour gérer ces saisines par voie électronique. Cela implique qu’elles soient en mesure d’expédier des accusés d’enregistrement et de prise en charge engageant.

Les saisines par voie électronique se font sur le site institutionnel de la ville et suivent le processus nominal suivant :

• L’administré saisit sa demande dans un formulaire sur le site institutionnel (la demande peut comporter des pièces jointes)
  
• Il reçoit un accusé d’enregistrement à l’adresse électronique indiquée dans le formulaire afin d’attester de la bonne intégration de la demande. Le courriel comporte un n° d’accusé d’enregistrement de la demande.
• Le service concerné qualifie la demande et dans les dans les 10 jours suivant l’accusé d’enregistrement, un accusé de réception est envoyé à l’adresse courriel de l’administré

Sur le site institutionnel, 2 formulaires sont mis à disposition du citoyen :

1. Un formulaire de saisie de la demande.
2. Un formulaire de demande de l’état d’avancement d’une précédente saisine

  

 

Les bénéfices pour la ville

• Projet transverses avec « gains rapides »
• Traçabilité du flux
• Etat des courriers et des demandes des administrés en cours en temps réel par la direction
• Accès aux courriers en mobilité
• Déploiement sans limite, des économies d’échelle
• Une prise en main rapide, administration fonctionnelle simple
• Sécurité de fonctionnement et accompagnement des services dans la transition digitale de la collectivité