Optimisation de la Gestion Électronique des Courriers (GEC) avec la Solution MEM Courrier.
Le Morbihan est un département français de la région Bretagne, situé au sud de la péninsule armoricaine. Il est bordé par l’océan Atlantique au sud et à l’ouest, et par les départements du Finistère, des Côtes-d’Armor, d’Ille-et-Vilaine et de la Loire-Atlantique.
Le Morbihan a une population de 751 309 habitants et une superficie de 6 823 km². Sa préfecture est Vannes, et ses principales villes sont Lorient, Pontivy, Auray et Quiberon.
Quelle était la situation avant la mise en place de la solution ?
Le département du Morbihan (CD56) avait recours à l’utilisation d’un fichier Excel partagé au sein de la direction, intégrant les scans des courriers (lettres et mails) à l’arrivée et au départ. Cependant, cette approche présentait des limites ; telles que, l’absence de multi-utilisateurs simultanés du fichier Excel et l’incapacité à consolider des données sur les indicateurs de suivi des délais. Avec l’adoption de la solution MEM Courrier, le CD56 a réussi à régler ces problèmes, améliorant ainsi considérablement son efficacité et sa gestion documentaire.
Pourquoi avez-vous choisi l’offre d’Edissyum ?
Le choix d’Edissyum s’est basé sur l’ergonomie, le paramétrage flexible, l’accompagnement, une formation personnalisée et des indicateurs de suivi. Ces critères, évalués par le CD56, ont favorisé la transition vers MEM, répondant aux besoins opérationnels du conseil départemental.
Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées ?
Les points forts relevés :
- Le travail collaboratif,
- les possibilités de traitement nomade des courriers,
- le traitement des saisines par voie électronique (SVE),
- les possibilités de recherches documentaires.
Avez-vous eu des retours de la part des utilisateurs concernant la mise en place de la solution ?
La première phase d’appropriation de l’outil s’est avérée complexe pour de nombreux utilisateurs.
Un accompagnement fort au changement avec une disponibilité de l’équipe projet et de l’éditeur sur la durée s’est avérée nécessaire pour mieux intégrer l’outil.
Des formations plus ciblées, des mémentos pratiques simples et visuels ont été développés pour accompagner l’appropriation progressive de l’outil.
Actuellement et après un bilan d’usage auprès des managers, les retours sont globalement positifs.
Idéalement, pourriez-vous me faire parvenir un commentaire/une citation d’un membre de votre équipe sur ce projet ?
L’équipe d’EDYSSYUM s’est impliquée pour le succès du projet, un atout clé. Le déploiement expérimental a testé deux organisations de flux, fournissant des insights pour la future généralisation de la Gestion Électronique des Courriers (GEC). Au fil de ce projet, l’équipe d’EDYSSYUM a démontré son expertise et son engagement.
Témoignage par Lionel LE GAC, Directeur des projets transversaux et Théophile Chatelain, Chef de projets numériques