Contexte Avant l’Adoption de la Solution Edissyum
Avant la mise en place de la solution d’Edissyum, la Ville de Firminy utilisait déjà un logiciel de gestion de courriers avec un prestataire concurrent. Cependant, cette collaboration ne répondait pas pleinement aux attentes de la collectivité, notamment en termes de suivi, d’accompagnement et d’évolutivité de la solution. La gestion du courrier nécessitait une implication importante du service des Archives pour retrouver des documents, et le traitement des courriers manquait de fluidité.
Les Raisons du Changement
La Ville de Firminy a choisi Edissyum pour plusieurs raisons clés :
- Développement spécifique : La capacité d’Edissyum à adapter la solution à ses besoins précis.
- Reprise des données existantes : Un enjeu majeur pour assurer la continuité et éviter la perte d’informations.
- Accompagnement au changement : Un besoin d’accompagnement structuré pour faciliter la transition et l’adoption de la solution par les équipes.
Mise en Œuvre et Déploiement
Edissyum a assuré la transition en reprenant les données de manière fluide et en accompagnant efficacement les utilisateurs. La mise en place d’une gestion modernisée du courrier a permis d’améliorer significativement les processus internes.
Bénéfices Concrets
Depuis l’intégration de la solution Edissyum, la Ville de Firminy a constaté plusieurs améliorations notables :
- Réactivité accrue : Le délai entre la réception et le traitement du courrier a été considérablement réduit.
- Recherche simplifiée : L’accès aux courriers est facilité, évitant le recours systématique au service des Archives.
- Réduction de l’usage du papier : Un impact positif à la fois environnemental et économique, limitant les impressions multiples.
Retours des Utilisateurs
Si la conduite du changement a représenté un défi, les retours des utilisateurs ont été globalement positifs. L’amélioration de la recherche documentaire et la rapidité du traitement ont été particulièrement appréciées.
Fonctionnalités Appréciées
Les utilisateurs ont souligné plusieurs fonctionnalités qui ont optimisé leur quotidien :
- Recherche avancée de documents : Un gain de temps considérable dans la gestion et l’accès aux courriers.
- Circuit de validation : Un suivi fluide et structuré des validations.
Accompagnement et Support
Les utilisateurs ont jugé l’accompagnement d’Edissyum très satisfaisant, tant lors de la mise en place que dans l’usage quotidien du logiciel. L’équipe a su se montrer disponible et réactive, répondant efficacement aux besoins et demandes spécifiques de la collectivité.
Conclusion
Grâce à la solution Edissyum, la Ville de Firminy a modernisé sa gestion du courrier en gagnant en réactivité, en facilitant l’accès à l’information et en réduisant son empreinte environnementale. L’adaptabilité de la solution et la qualité du support d’Edissyum ont permis une transition réussie et une amélioration tangible des processus internes.