Une culture historique de l’open source au service de la dématérialisation
Engagées depuis de nombreuses années dans une démarche de souveraineté numérique, la Ville d’Arles et la Communauté d’Agglomération Arles Crau Camargue Montagnette (ACCM) s’appuient sur un écosystème largement fondé sur les logiciels libres.
Pionnière en la matière, la Ville d’Arles a notamment contribué au développement du socle OpenMairie par l’intermédiaire de sa Direction des Systèmes d’Information. Plus largement, l’ensemble du patrimoine documentaire de la collectivité repose sur des solutions open source : gestion électronique des documents, gestion de la relation courrier, télétransmission, parapheur électronique ou encore archivage.
Dans ce contexte, la maîtrise des données et la souveraineté documentaire constituent des enjeux stratégiques majeurs.
Le contexte avant MEM Courrier
Avant la mise en place de MEM Courrier, les deux structures disposaient de niveaux de maturité différents en matière de dématérialisation.
Côté Agglomération, un outil de gestion du courrier était déjà utilisé, mais celui-ci atteignait progressivement ses limites et ne répondait plus aux besoins d’évolution des services.
Côté Ville, le traitement du courrier reposait encore largement sur des processus manuels. Les courriers étaient suivis à l’aide de tableaux Excel, tandis que certaines étapes nécessitaient encore la circulation physique de dossiers papier entre les services, le cabinet et la direction générale.
Cette organisation présentait plusieurs contraintes : manque de fluidité, risque de perte d’informations, multiplication des copies papier et difficulté à assurer un suivi centralisé des dossiers.
Face à ces constats, la modernisation de la gestion du courrier est progressivement devenue une priorité partagée entre la Ville et l’Agglomération.
Le choix d’une solution performante et conforme aux valeurs de la collectivité
Le projet a véritablement pris forme à la suite d’une volonté portée par la direction générale de disposer d’une solution capable de répondre à plusieurs objectifs :
- moderniser la gestion du courrier ;
- simplifier le travail des utilisateurs ;
- accompagner un déploiement à grande échelle ;
- préserver la souveraineté des données ;
- s’inscrire dans une démarche 100 % open source.
Dans le cadre de leur étude, les équipes ont analysé plusieurs solutions du marché open source, dont MEM Courrier.
Les retours d’expérience d’autres collectivités ont également joué un rôle important dans la réflexion. Les échanges avec des collectivités déjà utilisatrices ont permis de conforter les équipes dans leur choix.
À l’issue des différentes évaluations, MEM Courrier s’est imposé comme la solution la plus adaptée aux besoins de la Ville et de l’Agglomération, tant pour ses fonctionnalités que pour son adéquation avec les usages quotidiens des agents.
Un déploiement progressif adapté aux réalités de terrain
Le déploiement de MEM Courrier s’est déroulé dans un contexte organisationnel spécifique.
Si l’Agglomération a adopté rapidement la solution grâce à une prise en main jugée intuitive, le déploiement côté Ville a nécessité davantage d’adaptation. Les circuits de validation impliquant notamment le cabinet et la direction générale imposaient des workflows plus complexes.
Afin de tenir compte de ces contraintes organisationnelles, un déploiement progressif a été privilégié. Une première phase a été mise en œuvre avant une généralisation à l’ensemble des services de la Ville début juin.
Pour accompagner cette transformation, plusieurs actions ont été menées :
- webinaires et présentations aux utilisateurs ;
- mise à disposition de supports de formation internes ;
- accès aux ressources d’accompagnement et tutoriels ;
- accompagnement des équipes par les référents métiers et techniques.
Cette démarche a permis une appropriation progressive de l’outil par les différents services.
Des gains immédiats en matière de fluidité et de traçabilité
Même si certains usages continuent de se développer, les premiers bénéfices sont déjà visibles.
Les équipes soulignent notamment :
- une meilleure circulation de l’information ;
- une réduction importante des impressions et photocopies ;
- un accès simplifié aux courriers ;
- une traçabilité renforcée des échanges ;
- une diffusion plus rapide des documents ;
- une centralisation de l’information dans un outil unique.
Pour les services en charge du courrier, la solution apporte également davantage de clarté dans le traitement des dossiers et facilite les opérations quotidiennes grâce à l’automatisation de nombreuses tâches.
L’Agglomération constate notamment une amélioration de la redirection des courriers et une meilleure régulation des flux entrants.
Des fonctionnalités particulièrement appréciées
Parmi les fonctionnalités les plus plébiscitées par les utilisateurs figurent :
- le pré-remplissage automatique des informations ;
- la redirection simplifiée des courriers ;
- les mécanismes de visa et de validation ;
- la recherche rapide de documents ;
- les annotations et demandes d’avis entre collaborateurs.
Ces fonctionnalités contribuent à accélérer le traitement des dossiers tout en améliorant la collaboration entre les différents services.
Une transformation qui se poursuit
La mise en place de MEM Courrier marque une étape importante dans la stratégie de dématérialisation de la Ville d’Arles et de la Communauté d’Agglomération Arles Crau Camargue Montagnette.
En s’appuyant sur une solution open source conforme à leurs valeurs, les deux collectivités disposent désormais d’un outil moderne capable d’accompagner durablement leurs processus documentaires, tout en garantissant la maîtrise et la souveraineté de leurs données.
La montée en puissance progressive nous a semblé opportune pour prendre en main toutes les fonctionnalités de MEM Courrier. Une attention particulière doit être portée aux utilisateurs identifiés comme pivots dans chacune des directions de la collectivité. C’est un travail d’accompagnement qui porte ses fruits.
Carole Bertet
Directrice des Assemblées et des Affaires Juridiques de la ville d’arles