L’Université de Lorraine, institution publique d’enseignement supérieur et de recherche située dans la région Grand Est de la France. Avec plus de 52 000 étudiants, c’est l’une des plus grandes universités de France. Dans le but d’améliorer la gestion de ses courriers et de répondre aux défis de la pandémie de COVID-19, l’université a décidé de se tourner vers la dématérialisation. C’est ainsi qu’elle a choisi la solution MEM Courrier. Dans cet article, nous allons explorer les avantages de cette solution pour l’Université de Lorraine et comment elle a contribué à améliorer la gestion des courriers de l’institution.
Le contexte Pré-Implémentation :
L’Université de Lorraine gérait ses courriers via un processus traditionnel qui impliquait une réception physique dans la boîte postale et une distribution manuelle par les vaguemestres. Chaque entité devait par la suite traiter ses propres courriers. Cette méthode rendait la gestion des courriers chronophage, limitant la capacité de l’université à tracer et à réagir rapidement aux informations reçues.
Le choix de la solution MEM Courrier :
La pandémie de COVID-19 a révélé la nécessité d’une transformation digitale accélérée pour permettre le travail à distance. La Direction Générale des Services (DGS) de l’université avait déjà identifié cette urgence. La pandémie a précipité la recherche d’une solution de dématérialisation des courriers. Cette solution était nécessaire pour assurer la continuité des activités pendant le confinement. Edissyum a été choisi pour son expertise reconnue dans la dématérialisation et la gestion électronique des courriers. Offrant ainsi une plateforme adaptée aux besoins spécifiques de l’université
Avantages concrets de la dématérialisation :
Depuis l’adoption de la solution MEM Courrier, l’université bénéficie d’une traçabilité des courriers. Cette solution a également accéléré la diffusion de l’information. Sur le long terme, cela contribue à une approche plus écologique de la gestion des courriers. Cette transformation a aussi facilité l’implémentation du télétravail. Le télétravail est devenu indispensable dans le contexte actuel. Cette amélioration a ainsi augmenté la flexibilité et l’efficience des opérations. À terme, MEM Courrier pourra intégrer un parapheur électronique.
Fonctionnalités les plus appréciées :
L’accès à distance aux courriers, permis par la solution de dématérialisation MEM Courrier, est particulièrement mis en avant. Cette fonctionnalité assure que les agents peuvent consulter et traiter leurs courriers de n’importe où, garantissant une continuité des services et une adaptabilité aux situations imprévues.