Le Concept Hellyum
Plateforme de service documentaire orientée métier :
- Solution « prête à brancher » ou « clef en main »
- Solution qui peut être hébergée sur Internet pour votre confort
- Solution communautaire packagée et prête à l’emploi
« Simple à acheter, simple à paramétrer, simple à utiliser, simple à partager »
Pour les professionnels de l’assurance
01 / SPÉCIFICITÉS
Pack GED Assurance : courtiers en assurances, agents général, cabinets d’expertise, gestionnaires financiers ou mutuelle d’assurances….. la difficulté chronique dans la gestion documentaire lié au suivi d’un dossier n’est plus une fatalité :
- Difficulté chronique dans l’usage des documents
- Temps perdu en recherche et dans le classement des pièces papiers
- Réutilisation de documents existants (photocopie, fax, impressions inutiles)
- « Manutention » du papier
- Accès au dossier client depuis l’extérieur
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» Ne cherchez plus vos documents, trouvez les ! «
02 / SOLUTIONS
Hellyum, une solution souple et légère
- Numérisation et classement dans le dossier client
- La solution de GED Assurance est un système d’Archivage Electronique (SAE) : Gestion des archivages physiques et conservation du lien archive [électronique<>physique]
- Arborescence structurée et commune pour chaque dossier client
- Versement dans le dossier client depuis les applications bureautiques (Open Office, Microsoft Office…)
- Recherche multimodale permettant d’accéder au document électronique
- Accessibilité d’un dossier à partir d’un simple navigateur internet
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» Un accès rapide et permanent à l’information «
03 / Bénéfices
Productivité et efficacité au quotidien
- Reconstitution d’un dossier client en un quelques clics
- Gains de place aux archives et moins de manipulation de papier
- Fiabilisation de la relation client :
- consultation temps réel d’une police d’assurance, courrier, devis…
- Réduction du temps de traitement des demandes d’informations de la part de vos clients ou fournisseurs.
- Voyagez léger sans emporter vos dossiers clients en accédant aux informations depuis votre terminal mobile connecté à Internet.
- Moderniser vos processus de travail, valoriser votre entreprise :
- image forte, performance
- innovation.
Une solution accessible à tous les budgets : une application libre (ou Open source) c’est pour vous l’assurance d’un coût total d’acquisition inférieur de 30% à 40% aux solutions propriétaires
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» Indexer, classer, ordonner vos documents sans contrainte «
Pour les professionnels BTP
Nomad
isme, sous-traitance et processus qualité
- Contraintes d’historisation de l’activité (décennale)
- Modernisation des supports documentaires et augmentation de leur taille informatique
- Partage de l’information depuis des installations nomades (chantiers)
- Acheminement et coordination de l’information sur les chantiers (temps réel)
- Suivi et tracabilité des correspondances entre la maîtrise d’oeuvre, la maîtrise d’ouvrage et les sous-traitants
- Dossiers de sous-traitance : complétude et validation administrative
02 / SOLUTIONS
Hellyum : Structurez, recherchez, partagez et diffusez les documents de chantier
- Plan de classement structuré et commun à chaque chantier ouvert (MOE, MOA, Sous-traitant, fournisseur, SPS, marché etc..)
- Accès au dossier chantier depuis un simple navigateur (plan, sécurité, PPSPS, architecte)
- Gestion de la sécurité d’accès aux documents sensibles (marché, financiers..)
- Acheminement des documents depuis la numérisation jusqu’au plateau chantier en temps réel (circulation)
- Gestion des courriers entrants et sortants (correspondance MOE-MOA, litige client etc..)
- Gestion de la complétude administrative des dossiers de sous-traitance.
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03 / Bénéfices
Un outil de productivité pour toute l’entreprise
- Gains de temps dans la recherche d’un document de chantier :
- accès immédiat au dossier sous-traitant, fournisseur, PV, réserves etc..
- Gains de productivité en outillant l’ensemble des processus autour du chantier (technique, commercial, administratif, organisationnel)
- Augmentation de la sécurité informatique
- Historisation de l’activité de l’entreprise : conformité décennale
- Traçabilité et suivi des courriers entrants et sortants
- Fiabilisation de la relation client
- Gains induits d’image forte, de performance et d’innovation.
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Une solution accessible à tous les budgets : une application libre (ou Open source) c’est pour vous l’assurance d’un coût total d’acquisition inférieur de 30% à 40% aux solutions propriétaires
» Partagez vos documents métier de n’importe où
et à tout moment «
Traitement et suivi du courrier dématérialisé
01 / SPÉCIFICITÉS
Accélérez le traitement de vos flux
Diffusez rapidement les courriers dans les services et en toute sécurité. Utilisez pleinement les fonctionnalités de suivi, de classement et de recherche pour structurer votre travail en fonction de vos besoins : banque de CVs, dossiers clients, fournisseurs, collaborateur etc.
Vos besoins :
- Améliorer les relations avec vos clients et fournisseurs
- Permettre le travail collaboratif et productif en les collaborateurs
- Améliorer la traçabilité des courriers, enregistrement des courriers « arrivés », « départs » et internes
- Unifier et optimiser vos procédures de gestion du courrier dans les différents services
- Sécuriser le fonctionnement du flux « courrier » en terme de qualité et de service
- Accélérer le traitement
- Retrouver vos courriers, même archivés
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02 / SOLUTIONS
La gestion de courriers Maarch
La gestion de courrier innovante Open Source déjà utilisé par une centaine de collectivités, mairies, communautés d’agglomération, communautés de commune, CG, préfecture, PME, industrie etc.
La solution Maarch courrier permet : 
- Capture des courriers : depuis un scanner intégré avec le logiciel. Importation automatique des courriers électroniques (mail, documents Office)
- Enregistrement et indexation des courrier : numéro chrono, date, nature du courrier, expéditeur..
- Validation par le secrétariat général et diffusion des courriers dans les banettes électroniques internes (service traitant, annotation, modification des index)
- Production de réponses mises en forme automatiquement à partir de modèles importés ou générés (fusion et publipostage)
- Validation de la réponse : visa ou rejet (annotation,
redirection). Impression, expédition postale et clôture du courrier - Relance automatique pour les courriers en « attente de réponse », alertes en cas de dépassement du délai
- Traç
abilité avec historique complet des courriers - Recherche multimodale et plein texte pour accéder au document, un dossier
- Tableaux de bord (temps de traitement, données quantitatives…)- Statistiques (données qualitatives, par service etc.).
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» Maarch, une application LIBRE, ergonomique et puissante «
03 / Bénéfices
Productivité, traçabilité des courriers et amélioration des processus qualité
- Optimisation du temps consacrés au traitement des courriers
- Augmentation la qualité des échanges et de la traçabilité du flux courrier
- Fiabilisation de la circulation de documents lors des transferts entre services
- Accroîssement de la satisfaction des usagers
- Pilotage de l’activité grâce aux tableaux de bord (volumétrie, courriers en attente etc.). Visualiser les pics d’activité et s’organiser en conséquence
- Contribution à la mobilité des personnes grâce à un accès permanent aux documents y compris depuis son SmartPhone
- Réduction des coûts généré par votre activité courrier en supprimant la manipulation et la circulation du papier
Une solution accessible à tous les budgets : une application libre (ou Open source) c’est pour vous l’assurance d’un coût total d’acquisition inférieur de 30% à 40% aux solutions propriétaires
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» Tracez votre flux courriers, améliorez la qualité de vos échanges avec vos citoyens et partenaires «
Traitement Factures
01 / SPÉCIFICITÉS
Saisie comptable, gestion du flux financier jusqu’au « bon à payer »
- Suppression des tâches chronophages de saisie comptable
- Éliminationdes erreurs de saisie
- Rapprochement automatique entre la facture, la commande d’achat et la réception des produits ou services
- Workflow de validation des factures fournisseurs auprès des responsables métier et circuit « Bon à payer »
- Comptabilisation automatiquede la facture en comptabilité grâce à un connecteur technique
- Mise en paiement des factures
- Archivage des factures dans les dossiers fournisseurs
Un retour sur investissement potentiel > 30%
02 / SOLUTIONS de Traitement automatique, intégration comptable, circuit de validation et « bon à payer »
- Reconnaissance automatique des factures, extraction des informations comptables (OCR, LAD/RAD)
- Rapprochement automatique avec les commandes d’achat et les bons de livraison pour une industrialisation totale de la chaîne
- Classement et indexation dynamique des pièces dans le dossier électronique du fournisseur
- Circuit de validation des factures : circulation des documents et validation électronique auprès des directions métier
- Génération d’un bon à payer électronique
- Intégration automatique des éléments comptables dans le logiciel financier grâce à des connecteurs compatibles avec les solutions du marché
- Archivage, recherche multimodale et consultation des factures (par date, numéro, fournisseur etc..)
Découvrez nos solutions de capture et de dématérialisation adaptées à tous les besoins et pour les budgets :
- Elo DocXtractor
: Solution de capture et d’acquisition de documents structurés ou semi-structurés (factures, formulaires, bon de commande, bon de livraison etc.) à destination des collectivités, des PME et des PMI - ABBYY FlexiCapture , ABBYY Recognition Server
: Suite logicielle complète de reconnaissance optique de caractères (OCR), de lecture et de reconnaissance automatique de documents (LAD / RAD) pour les entreprises de tailles moyennes à importantes.
03 / Bénéfices
Rationalisation du processus de traitement des factures fournisseurs
- Suppression des tâches chronophages de saisie comptable
- Productivité accrue des collaborateurs :
- diminution du temps de saisie, des taux d’erreurs
- réduction du temps de traitement administratif
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» Automatisez des opérations manuelles, valorisez le temps de vos collaborateurs «