Contexte Avant l’Adoption de la Solution Edissyum
Avant de choisir la solution d’Edissyum, la Mairie de Hendaye enregistrait le courrier sur un tableau Excel, incluant des informations de base telles que la date, l’expéditeur, le destinataire et l’objet. Aucune version numérique des courriers n’était disponible, ce qui rendait la gestion et le suivi des courriers compliqués et peu uniformes entre les services.
Les Raisons du Changement
La Mairie de Hendaye a opté pour la solution d’Edissyum pour répondre à un besoin crucial : disposer d’une solution plus efficiente, collective et uniforme pour la gestion du courrier. L’objectif était d’améliorer la traçabilité et de rendre le processus de gestion des courriers plus fluide et transparent entre les différents services.
Mise en Œuvre et Déploiement
Depuis l’intégration de la solution d’Edissyum, la solution enregistre et traite systématiquement tout le courrier reçu de manière uniforme. Cette transition a permis de centraliser le point d’entrée du courrier, facilitant ainsi la gestion et le suivi des courriers. Les utilisateurs peuvent désormais garder une trace de tous les courriers et effectuer des recherches de manière plus efficace.
Bénéfices Concrets
Depuis l’implémentation de la solution d’Edissyum, la Mairie de Hendaye a observé plusieurs améliorations notables :
– Centralisation : Un point d’entrée unique pour le courrier, assurant une gestion uniforme.
– Traçabilité : Tous les courriers sont enregistrés et peuvent être tracés à chaque étape.
– Facilité de recherche : Les recherches de courriers sont simplifiées grâce à une base de données centralisée.
Retours des Utilisateurs
De manière générale, les utilisateurs ont exprimé des retours positifs concernant la mise en place de la solution. En effet, beaucoup ont constaté des améliorations et des avantages dans la gestion du courrier, notamment en termes de traçabilité et de facilité d’utilisation.
Fonctionnalités Appréciées
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées par les utilisateurs figurent :
– Annotations et ajout de pièces jointes : La possibilité d’annoter les courriers et d’ajouter des pièces jointes facilite la gestion.
– Liaison des courriers : La liaison entre les courriers permet une meilleure organisation et un suivi plus efficace.
– Envoi de mails depuis le logiciel : La possibilité d’envoyer des mails directement depuis le logiciel simplifie le processus de communication.
– Historique des courriers : L’accès à l’historique de chaque courrier est un atout majeur pour le suivi et la traçabilité.
Accompagnement et Support
La Mairie de Hendaye a bénéficié d’un accompagnement de qualité de la part d’Edissyum, de la mise en place de la solution jusqu’à la réalisation de formations. Les interlocuteurs se sont toujours montrés disponibles, réactifs et efficaces, contribuant ainsi à une transition réussie.
En conclusion, la Mairie de Hendaye a pu moderniser et améliorer de manière significative la gestion de ses courriers grâce à la solution d’Edissyum, avec des bénéfices tangibles en termes de traçabilité, de simplification des processus et de satisfaction des utilisateurs.