Mise en place d’une solution de capture open source couplée à la GED Alfresco

Le Département du Lot, situé en région Occitanie, est un département rural qui compte 174 094 habitants répartis sur 5 217 km². Il intervient dans le cadre de compétences obligatoires définies par la loi. Il intervient aussi dans les domaines du patrimoine, de l’environnement, de la culture, de l’attractivité et du numérique, de l’agriculture, du tourisme et du sport. Dans le cadre de ses missions de solidarité, via le service de la Protection maternelle et infantile (PMI), le Département du Lot accompagne et soutient les jeunes enfants et leurs parents notamment en assurant l’agrément et le suivi des modes de garde des jeunes enfants (assistants maternels), et l’agrément des assistants familiaux (famille d’accueil pour les enfants placés).

Quelle était la situation avant la mise en place de la solution

Dans le cadre de l’instruction des demandes d’agrément des assistants maternels et familiaux, le service de la PMI reçoit un grand nombre de documents (Cerfa, attestation, certificat médical, …) par courrier. L’équipe de travailleurs sociaux en charge de l’évaluation de la demande d’agrément a besoin d’avoir l’ensemble de ces éléments assez rapidement en main (les délais d’instruction sont règlementés) pour pouvoir procéder à l’évaluation de la situation du demandeur. Les documents étaient donc scannés par les secrétaires instructrices, le scan générait un mail avec le document en PJ. Ensuite, la secrétaire devait alors enregistrer la PJ, la renommer selon un référentiel établi puis aller la déposer dans notre outil de GED Alfresco, dans une arborescence bien précise. Beaucoup de clics et de perte de temps. En l’absence de capture, c’était donc un travail assez fastidieux, les documents n’étaient donc pas forcément scannés…

Pourquoi avez-vous choisi l’offre d’Edissyum ?

Nous avons ainsi cherché une solution en interne afin que le scan ne génère plus un mail à la secrétaire avec document scanné en PJ, mais que le document scanné arrive directement sur notre outil de GED, dans un dossier à classer. Sans trop d’hésitation, nous avons cherché une solution sur le marché qui permette d’une part, de faire le relai entre le scanner et notre outil de GED et d’autre part, de faciliter le classement en GED grâce à utilisation d’un référentiel des demandeurs d’agrément.

Aujourd’hui quels sont les bénéfices concrets que vous tirez de la mise en œuvre de cette solution ?

La secrétaire scanne le document, ouvre Open-Capture, voit le document scanné apparaître. Elle sélectionne via des menus déroulants le nom du demandeur car il est lié au document. Elle valide ensuite. Le document scanné se classe alors tout seul dans le dossier du demandeur. Il se positionne au bon endroit de l’arborescence, avec le bon libellé. L’utilisateur économise environ une dizaine de clics et 5 minutes par document scanné. Le process étant facilité, les documents en attente de scan ne trainent plus. Ils sont versés beaucoup plus rapidement dans notre GED. Nous avons ensuite dans un deuxième temps utilisé Open capture pour gérer également le versement en GED des rapports d’évaluation saisis sur l’application métier des travailleurs sfconclusociaux.

Quels sont les premiers retours de la part des agents sur la mise en place de solution

Ils utilisent Open capture depuis le mois de mars 2022 et ont vu de suite les bénéfices en termes de gain de temps ! Certains ont même trouvé ça ludique !

Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées

L’utilisation du bouton dédié sur le copieur pour scanner vers Open-Capture. L’utilisation du splitter pour positionner les métadonnées permettant de verser en GED. La remontée du référentiel des dossiers Alfresco. La capture des méta-information en open source et couplée à la GED Alfresco

« … c’est super facile et pratique. La joie de ne pas avoir à nommer, la date, et de ne pas s’ennuyer avec la casse… Open-Capture, c’est génial. Je viens de tester le séparateur de lot après avoir testé le séparateur de documents. Tout fonctionne du feu de dieu. … Merci pour ce logiciel, ça m’amuse beaucoup. » Florence R.
« Je reviens vers toi d’une part pour te remercier de la mise en place du logiciel Open-Capture. Je ne vois que du plus : rapide d’où gain de temps, éviction de sources d’erreur, outil fiable pour l’instant… » Sylvie G.

Marie-Christine Le GOUEFF
Cheffe de projet DSI