La dématérialisation est devenue aujourd’hui une nécessité, axé sur les nouvelles technologies. Elle permet de réduire la consommation de papier, de faciliter l’accès aux informations, de simplifier les processus administratifs et de favoriser une gestion plus efficace des données.
Ainsi, la dématérialisation contribue à réduire l’impact environnemental, à gagner du temps et à améliorer la productivité.
Avantage N°1 : Le gain de temps
La dématérialisation permet de gagner du temps de plusieurs façons. Tout d’abord, par un accès rapide et facile aux informations car les documents numériques peuvent être stockés sur des serveurs en ligne ou dans des bases de données.
Cela évite le besoin de chercher des documents physiques dans des dossiers , ce qui peut prendre énormément de temps.
Avantage N°2 : La réduction des coûts
Dans le calcul du coût d’une facture, plusieurs critères entrent en compte :
- Les fournitures et l’affranchissement
- Les équipements
- Le temps attribué par la comptabilité
- La consommation électrique des équipements
En moyenne, le coût d’une facture papier entrante est estimé entre 14 et 20 €.
Avec la dématérialisation, le coût d’une facture ne reviendrait qu’à environ 4 €, soit une réduction d’environ 72%.
Avantage N°3 : Le respect de l’environnement
La dématérialisation des documents peut aider à réduire l’impact environnemental de l’utilisation de papier.
Ainsi on limite :
- L’utilisation de ressources naturelles
- La production de déchets
- Les émissions de gaz à effet de serre associées à l’impression
Avantage N°4 : La sécurité
La dématérialisation permet de sécuriser les données en limitant l’accès physique aux documents sensibles. Les documents papier peuvent être facilement perdus, volés ou endommagés, ce qui rend difficile leur protection.
Ensuite, la dématérialisation permet également d’augmenter la traçabilité et la transparence des documents. En effet, avec les documents numériques, il est plus facile de suivre et de surveiller l’historique de l’utilisation des données.
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