Contexte : Avant la Mise en Place de MEM Courrier
En 2022, la Communauté d’Agglomération Maubeuge – Val de Sambre (CAMVS) a initié un Projet d’Administration Communautaire ambitieux, avec un objectif majeur : moderniser les pratiques de travail pour mieux servir les usagers. Le courrier, en tant que canal essentiel de communication, nécessitait une solution efficace pour améliorer la gestion et le traitement des flux. La CAMVS utilisait un tableau de suivi pour enregistrer les courriers entrants et sortants, assurant ainsi la traçabilité. Cependant, ce système ne répondait plus aux besoins de rapidité et d’efficacité des échanges.
Les Raisons du Changement
Pour rationaliser les transmissions entre plus de vingt sites et réduire leur empreinte carbone due aux copies papier et navettes, le passage à la dématérialisation s’est imposé. Edissyum s’est distingué en proposant une solution capable d’assurer une dématérialisation complète tout en optimisant la traçabilité. Fondée sur une technologie open-source, la solution MEM Courrier s’intègre facilement à leurs outils, notamment le parapheur électronique. Cet atout est essentiel pour atteindre une dématérialisation complète.
Déploiement et Accompagnement
Le projet a débuté en septembre 2022, suivi d’un déploiement progressif à partir de début 2023. Grâce à l’accompagnement sur mesure d’Edissyum, les agents ont pu adopter MEM Courrier de manière progressive et efficace. Aujourd’hui, ce sont près de 300 utilisateurs actifs qui gèrent 900 courriers mensuels au sein d’un service centralisé, soutenant une meilleure fluidité et collaboration interservices. La classification numérique des documents (par type : conventions, marchés, RH, etc.) a facilité la réorganisation des processus et simplifié les échanges.
Les Bénéfices Concrets
La mise en œuvre de MEM Courrier a permis des gains significatifs pour la CAMVS :
- Délais de traitement réduits : La dématérialisation a accéléré et sécurisé les transferts, éliminant les déplacements physiques de documents.
- Gestion optimisée des flux : Une maîtrise accrue des flux entrants permet d’identifier et d’optimiser les processus internes.
- Amélioration de l’efficacité : Les agents apprécient l’interface intuitive, les outils de recherche et de suivi, ainsi que l’accompagnement personnalisé. Ils peuvent ainsi profiter des fonctionnalités avancées, même en télétravail.
Les Fonctionnalités Plébiscitées
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées :
- OCR (Reconnaissance optique de caractères) : Recherche rapide et précise dans les documents numérisés.
- Traçabilité et suivi complets : De la réception à la clôture, le suivi des courriers assure une transparence totale.
- Envoi par courriel : La réponse aux courriers directement par email réduit les délais et simplifie les échanges.
Conclusion et Perspectives
Avec MEM Courrier, la CAMVS a pu moderniser la gestion de ses courriers et renforcer ses relations avec les usagers et partenaires. Cette solution a permis des gains de temps mesurables, des évolutions au sein du service courrier et une réduction de notre empreinte carbone. La CAMVS envisage de poursuivre l’optimisation avec la généralisation de la signature électronique et l’intégration de projets d’archivage légal et de gestion des relations usagers en 2025.
« Nous nous réjouissons de continuer cette collaboration avec Edissyum pour relever ces nouveaux défis. »