Présentation de la ville et du projet :
Carpentras est une commune située dans le département du Vaucluse, en région Provence-Alpes-Côte d’Azur, dans le sud de la France. Au pied du mont Ventoux, elle se trouve souvent considérée comme la « porte du Comtat Venaissin », une région historique, riche en patrimoine.
Edissyum Consulting, spécialisée dans la dématérialisation des processus, a accompagné la Ville de Carpentras dans cette transformation numérique. Grâce à ses solutions MEM Courrier et Open-Capture, une solution open source de capture automatique de données, la municipalité a considérablement amélioré son efficacité opérationnelle et sa productivité.
Dans cet article, nous examinerons les avantages de MEM Courrier et Open-Capture à Carpentras. Nous analyserons la mise en œuvre, les résultats et les perspectives pour une gestion des courriers optimisée.
1. Quelle était la situation avant la mise en place de la solution de manière succincte ?
Avant la mise en place de notre solution, la ville de Carpentras utilisait une application concurrente. Cependant, elle exprimait le désir de passer à un logiciel libre offrant une plus grande ouverture aux autres médias d’entrée et de sortie. La ville avait une vision très claire de l’objectif à atteindre en termes de fonctionnalités et de processus de gestion du courrier. Edissyum a été sollicité pour répondre à ce besoin spécifique.
2. Quelles sont les raisons qui ont motivé votre choix de l’offre d’Edissyum ?
Le choix de l’offre d’Edissyum a été motivé par plusieurs facteurs, parmi lesquels la proximité géographique, bien qu’elle n’ait pas été l’argument décisif unique. Notre solution reconnue pour son ergonomie conviviale, a séduit le client. De plus, une expérience précédente de travail avec notre équipe jeune et dynamique pour la communauté de communes a été très positive.
3. Quels bénéfices concrets tirez-vous de la mise en œuvre de cette solution aujourd’hui ?
« Nous allons progressivement migrer vers la dématérialisation complète. Cela permet un suivi plus rigoureux sans pour autant rendre les utilisateurs esclaves d’un logiciel. La gestion des utilisateurs est relativement simple, ce qui permet au service métier de gérer ses utilisateurs de manière autonome. Dans un second temps, nous allons intégrer les demandes par e-mail ainsi que certaines demandes provenant de notre portail citoyen. »
Thomas levert, Chef de projet application et développement à la ville de carpentras
4. Avez-vous déjà reçu des retours de la part des agents concernant la mise en place de la solution ?
Nous avons reçu des retours positifs de la part de plusieurs agents concernant la mise en place de notre solution. Ils sont impatients de bénéficier des fonctionnalités d’e-mails offertes par notre outil, car ils le trouvent à la fois plus ergonomique et plus cohérent pour les réponses. De plus, certains ont exprimé leur satisfaction quant à l’historique des envois et à la facilité de recherche des anciens courriers. Ces retours témoignent de l’appréciation des agents envers notre solution et confirment les avantages qu’elle apporte.
5.Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées ?
L’utilisation de modèles centralisés permet une homogénéisation des réponses. Ainsi la mise en place de courriers types permet d’incorporer dès la saisie du courrier les modèles de réponse possibles, ce qui permet aux services gestionnaires de se concentrer sur leur métier plutôt que sur la gestion interne.
6. Serait-il possible de nous faire parvenir un commentaire ou une citation d’un membre de votre équipe concernant ce projet ?
» C’est génial le QR code, quand je récupère le courrier du parapheur, je le scanne et tout se fait automatiquement. «
Manon B. (Pôle Urbanisme)