La ville de Martigues, recevant plus de 40 000 courriers, se devait de s’équiper d’une solution de gestion de courriel.
Découvrez comment Edissyum a pu, grâce à son expérience dans le logiciel de gestion de courrier, répondre aux besoins de la collectivité.
1. Quelle était la situation avant la mise en place de la solution de manière succincte ?
Avant la mise en place de la solution MEM Courrier, la mairie de Martigues gérait les documents de manière fragmentée. Seuls les courriers jugés d’une importance critique étaient soumis à une numérisation et à une transmission par voie électronique. Néanmoins, la majorité des autres documents cruciaux pour les opérations quotidiennes étaient simplement enregistrés dans le système Windev, sans préalablement être numérisés ni suivis de manière structurée.
2. Quelles sont les raisons qui ont motivé votre choix de l’offre d’Edissyum ?
Le choix de l’offre d’Edissyum s’est basé sur un ensemble de facteurs. Tout d’abord, la ville de Martigues fait partie intégrante d’un club d’utilisateurs regroupant plusieurs autres municipalités de la région. Il est important de noter que ces autres villes avaient déjà adopté la solution MEM avec succès, ce qui a influencé la confiance de la mairie de Martigues envers Edissyum. De plus, la municipalité a particulièrement apprécié l’expertise d’Edissyum dans la formation et la prestation de services pour former efficacement les 250 utilisateurs.
3. Quels sont les bénéfices concrets de la mise en œuvre de cette solution aujourd’hui ?
La mise en œuvre de la solution a eu un impact concret et positif sur les opérations de la mairie de Martigues. En effet, elle a favorisé le partage et la diffusion fluides de l’information au sein de l’organisation. L’un des avantages notables est la possibilité d’accéder à un historique complet du suivi des courriels, ce qui renforce la traçabilité des communications. De plus, la solution a instauré une transparence accrue dans la gestion des dossiers. Finalement, cela s’est traduit par des économies de temps substantielles dans la transmission des courriels entre les divers services, ce qui a entraîné une réduction notable des délais de traitement des demandes et une diminution de la nécessité d’imprimer des documents.
4. Avez-vous eu des retours de la part des utilisateurs concernant la mise en place de la solution ?
Les premiers retours des utilisateurs ont montré une certaine appréhension envers l’outil. Cependant, une fois la solution prise en main, ils ont découvert que celle-ci facilitait considérablement le traitement des courriels et autres documents. Aujourd’hui, les utilisateurs sont unanimes : ils considèrent inconcevable de revenir à la solution précédemment utilisée, car ils sont convaincus des avantages de la solution.
5. Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées ?
Parmi les fonctionnalités offertes par la solution, l’une des plus appréciées par les utilisateurs est la capacité de rechercher directement dans les courriels et de les consulter de manière rapide et efficace. Cela renforce considérablement leur productivité en leur permettant de retrouver facilement des informations cruciales dans un contexte professionnel où le temps est précieux. Par ailleurs, l’adoption de modèles centralisés pour les réponses standardisées a non seulement simplifié considérablement le travail des services gestionnaires, mais elle leur permet également de se focaliser davantage sur leurs missions principales, ce qui entraîne une diminution notable de la charge administrative.
6. Serait-il possible de nous faire parvenir un commentaire ou une citation d’un membre de votre équipe concernant ce projet ?
« Au départ, l’idée d’accomplir la dématérialisation du projet dans les délais semblait être un défi de taille pour la collectivité. Cependant, grâce à l’engagement conjoint de la ville de Martigues et d’Edissyum, ce défi a été relevé avec succès. »
Mayssa Zammouri
Témoignage de :
Mayssa ZAMMOURI : Chef de service usages collaboratifs et datas
Gilles Barthe : Responsable Service Moyens Généraux
Retour d’expérience : Konecranes témoigne
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