Contextualisation :
Avant l’adoption de la solution MEM Courrier par la Ville d’Asnières, une autre solution de gestion électronique des courriers était en place. Toutefois, certaines réticences internes ont limité sa portée à seulement deux services. Cette restriction avait créé un besoin d’améliorer l’efficacité et la traçabilité du traitement des courriers au sein de l’administration.
Le Changement de solution de gestion de courriers :
Plusieurs facteurs ont motivé la décision de passer à la solution MEM Courrier d’Edissyum.
- Le besoin d’une traçabilité complète des courriers pour suivre leur avancement à travers différents services.
- La réduction des délais de traitement des courriers.
- L’amélioration de la communication interne et une meilleure coordination entre les services.
Mise en Œuvre:
La solution MEM a été déployée initialement en septembre 2023 pour cinq services et a été étendue à l’ensemble de la collectivité en janvier 2024. Sur les 1400 agents de la ville, 200 utilisent actuellement la solution, avec un volume mensuel de traitement de près de 300 courriels.
Bénéfices Concrets:
Depuis la mise en place de MEM Courrier, la Ville d’Asnières a constaté plusieurs améliorations significatives :
- Traçabilité améliorée : Les tableaux de bord de MEM Courrier permettent un suivi précis du statut des courriers, offrant une visibilité complète aux managers.
- Réduction des coûts : La possibilité de répondre aux courriers papiers par email réduit les coûts d’envoi et simplifie le processus.
- Efficacité accrue : L’utilisation de bannettes électroniques a réduit les délais de traitement des courriers, ce qui encourage une réponse rapide.
- Fluidité dans la communication : La meilleure intégration des services a facilité les échanges et amélioré la communication interne.
Retours des Utilisateurs:
Les retours des utilisateurs sur l’utilisation de MEM Courrier sont majoritairement positifs. Les agents ont pu mieux comprendre et gérer les volumes de courriers grâce aux fonctionnalités de la solution. Cependant, certains utilisateurs restent attachés à l’utilisation du papier, préférant les méthodes traditionnelles aux solutions numériques (ils leur faudra plus de temps pour apprivoiser l’outil car le changement fait parfois « peur »).
Fonctionnalités Appréciées:
Les modèles de courriers intégrés ont été particulièrement appréciés pour leur capacité à simplifier la création de réponses, en reprenant automatiquement les informations de l’expéditeur et en économisant ainsi un temps précieux pour les agents. L’adoption de MEM Courrier par la Ville d’Asnières représente un pas significatif vers la modernisation de ses processus administratifs. La solution a non seulement amélioré l’efficacité opérationnelle mais a également contribué à une meilleure gestion des ressources
Retour d’expérience réalisé en collaboration avec Thomas Tour, Chef de projet IT.