Du courrier à la gestion des candidatures en passant par les délibérations, un outil de gestion transversal de la correspondance est déployé avec succès au sein de la Communauté d’Agglomération du Grand Avignon

Issue d’une communauté de communes créée en 1995, la Communauté d’Agglomération du Grand Avignon regroupe aujourd’hui 16 communes et plus de 195 000 habitants répartis sur 2 départements et 2 régions.
Sur un bassin économique actif représentant plus de 70 000 emplois, le Grand Avignon dispose de plusieurs compétences. Parmi ces compétences, le développement économique, le tourisme, l’habitat, la rénovation urbaine, l’aménagement du territoire, les transports, l’environnement et développement durable, la culture et l’enseignement artistique.

La modernisation des services passe par la fluidité des échanges

Dans le cadre de l’accélération de la dématérialisation de ces flux internes, le Grand Avignon a décidé dans un premier temps de faire évoluer la base documentaire des délibérations vers une solution GED. Il s’agissait de rendre accessibles librement et facilement ces documents à l’ensemble des agents dès le retour du contrôle de légalité (procédure par laquelle le représentant de l’État s’assure de la conformité délibérations votées par les collectivités territoriales).
Ce premier projet a consisté à numériser ou à extraire les actes du système propriétaire dans laquelle ils étaient archivés, afin de les regrouper et les ordonner au sein d’une instance GED.
Fort de la réussite de ce premier projet, le Grand Avignon a rapidement réfléchi à faire évoluer sa solution de gestion du courrier vieillissante vers un outil intégré lui permettant d’optimiser les circuits d’approbation et de validation des correspondances. Il s’agissait de réduire les délais d’acheminement des courriers, d’éviter les pertes et d’avoir une vue d’ensemble des flux entrants et sortants.
Dans ces deux projets, le Grand Avignon a retenu l’intégrateur Edissyum pour l’accompagner dans le déploiement de la solution Open Source « Maarch Courrier » qui répondait en tout point au besoin. Son savoir-faire en matière d’accompagnement au changement, sa connaissance de l’outil « Maarch Courrier » et sa proximité géographique ont convaincu l’agglomération.
La présence du consultant chef de projet dans sa mission d’accompagnement crée un climat de confiance et permet une interaction rapide et efficace avec les principaux interlocuteurs. Cette présence sera la clef de voute du projet.
Afin de respecter l’objectif de rationaliser les applications et de réduire des coûts d’exploitation et d’usage, les deux outils ont été déployés sur le même serveur dans une architecture multi-instances. Le mode full web permettant quant à lui de donner à l’agglomération une grande autonomie dans le déploiement et l’exploitation de la solution.
« Maarch Courrier » ou l’instance « Maarch Délibs » sont ainsi accessibles à l’ensemble des collaborateurs de l’agglomération afin qu’ils puissent traiter leurs courriers en temps réel ou consulter délibérations votées.

• Les courriers reçus sont numérisés et enregistrées et qualifiés par le service du courrier, équipé pour l’occasion de scanners de production
• Les courriers sont diffusés directement dans les différents workflows des services pour traitement
• Les réponses éventuelles sont rédigées par les agents depuis « Maarch Courrier » à partir de modèles préconfigurés et sont placés dans un circuit de visa.
• A la fin du circuit de visa, le signataire appose sa signature numérisée. Le courrier est expédié à son destinataire par le canal adéquat (courrier postal ou @mail)

Du simple formulaire de contact aux téléservices

Dans le cadre de l’obligation faite par l’Etat de permettre aux administrés de saisir une administration par voie électronique (SVE), le Grand Avignon a décidé de déployer une solution de téléservice directement connecté au logiciel de traitement des correspondances.
Le téléservice proposé par Edissyum est un formulaire de contact unique publié sur le site institutionnel. Il est directement connecté à « Maarch Courrier ». Il permet à l’usager d’effectuer une Saisine par Voie Électronique en toute simplicité et au Grand Avignon de respecter la réglementation d’accusé d’enregistrement et d’accusé de réception.
Directement intégré à « Maarch Courrier », le processus facilite la prise en charge et le suivi des demandes effectuées par cette voie.
 

Traitement dématérialisé de la gestion des candidatures : la réponse conjointe de « Maarch Courrier » et de «e-Candidate» de Synacom

Le Grand Avignon emploi plus de 600 agents répartis sur l’ensemble de son territoire et le service des Ressources Humaines ouvre régulièrement des appels à candidatures sur des postes à pourvoir. Par ailleurs, l’agglomération se doit d’apporter une réponse systématique aux nombreuses sollicitations d’emploi dont elle fait l’objet.
Il était donc important pour l’agglomération de se doter d’un outil spécifique permettant de gérer les candidatures dans leur globalité. Mais « Maarch Courrier » devait demeurer l’outil transversal du suivi de la correspondance.
Après-consultation, le Grand Avignon a retenu la solution «e-Candidate» de l’éditeur Synacom et demandé à Edissyum et Synacom d’interfacer leurs applications pour un traitement global de la candidature entièrement intégrée avec la gestion de la correspondance.

Grâce à une intégration poussée entre les deux applications, le traitement d’une candidature est totalement intégré au processus métier :

• Les candidatures sont réceptionnées dans «e-Candidate» via un formulaire accessible depuis le site web du Grand Avignon. Elles sont automatiquement enregistrées dans les courriers arrivés de « Maarch Courrier »
• Les candidatures reçues par le service courrier sont enregistrées et qualifiées dans « Maarch Courrier » et sont enregistrées dans «e-Candidate»
• Le traitement global de la candidature est fait dans «e-Candidate»
• La réponse à la candidature, générée dans «e-Candidate» est transférée dans le parapheur « Maarch Courrier » et est liée au courrier arrivé
• Le courrier est signé numériquement dans « Maarch Courrier » puis envoyé au candidat.

L’avantage principal de cette intégration est la continuité des processus de traitement existant au sein de « Maarch Courrier ». L’ensemble des courriers échangés sont ainsi tracés et permettent à la DRH de conserver un accès au dossier de candidature et à l’ensemble des correspondances au travers « Maarch Courrier »
Avec ce mode fonctionnement, l’échange inter-service est favorisé et la traçabilité de l’information quel que soit le canal d’enregistrement de la demande est conservée (courrier ou téléservice).
 

« La dématérialisation du courrier avec Maarch Courrier a permis de fluidifier les échanges entre les services et de dématérialiser la signature des correspondances et en particulier pour les nombreux courriers traités par les ressources humaines.
L’intégrateur a su nous accompagner pour paramétrer le logiciel et l’adapter à nos processus RH particuliers.
Lorsque nous avons déployé la gestion des recrutements en ligne, il était incontournable d’interfacer le logiciel « e-Candidate » avec la gestion du courrier pour capitaliser sur nos processus de traitement et de signatures mis en place dans Maarch Courrier.

Fruit d’une collaboration sans faille avec les équipes des sociétés Synacom et Edissyum, ce projet est à présent une réalité. De plus, il s’inscrit pleinement dans la transition numérique du Grand Avignon ».

 
Patricia Fabre
Chargée de Recrutement, Mobilité
Grand Avignon