La société Sabatier modernise ses processus métier et accélère sa transformation digitale avec la mise en place d’une solution globale de dématérialisation des documents de travail et des bulletins de paye.

Société familiale créée il y a plus de 70 ans, le groupe Sabatier Marius compte aujourd’hui plus de 400 collaborateurs. L’entreprise travaille pour les secteurs de l’industrie, les collectivités locales et les entreprises privées. Son offre s’articule autour du nettoyage de locaux professionnels, de l’entretien d’espaces verts et divers travaux de terrassement. Le siège social se situe à Mondragon dans le Vaucluse (84) et la zone de chalandise s’étend entre Valence et Marseille dans les départements de la Drôme, de l’Ardèche, du Gard, du Vaucluse et des Bouches-du-Rhône.

Des processus de travail plus adaptés aux exigences actuelles

Dans le cadre de ses activités, la société a des besoins quasi quotidiens de contractualisation avec ses collaborateurs qui ne sont pas situé à proximité du siège social.
Avant la mise en place de la solution, le échanges s’opéraient par voie postale avec beaucoup de contraintes et d’aléa liés à la matérialisation de ces flux (impression, mise sous plis, affranchissement etc.). Les coûts induits par ces échanges et les délais d’acheminement des documents ne permettaient plus de garantir des délais en lien avec les besoins du terrain.
De plus, avec l’accroissement de l’activité et les contraintes inhérentes, les tâches chronophages devenaient de plus en plus grandissantes et monopolisaient les personnels administratifs.
Il était nécessaire de dématérialiser tous ces échanges tout en assurant une valeur probante dans la signature des pièces contractuelles et en particulier les contrats de travail.

Une offre technologique complète et un accompagnement au changement

Le partenaire informatique de la société prescrit alors les services de la société Edissyum spécialiste reconnue de la dématérialisation de flux documentaire. Après une étude des processus métiers et l’analyse des besoins, la société Edissyum propose une solution matérielle et logicielle globale pour un déploiement prioritaire à l’ensemble des responsables de secteurs tout en respectant la sécurité et la valeur probante des échanges grâce à la signature électronique.
De plus, l’offre évolutive proposée a permis de déployer un vrai espace sécurisé pour l’ensemble des salariés dans lequel sont déposé automatiquement les documents contractuels et administratifs (contrats de travail & bulletins de salaire). Chaque salarié disposant d’un espace sécurisé ou il peut retrouver l’ensemble de ses documents avec une facilité d’accès à partir de n’importe quel terminal connecté.
Le déploiement de la solution de dématérialisation des documents a été orchestré par l’intégrateur Edissyum en coordonnant l’ensemble des interlocuteurs. Le socle technologique est basée sur les solutions  Maarch Courrier et Open-capture

Des bénéfices immédiats et concrets

Au lendemain de la mise en service de la solution, les bénéfices sont immédiats. La réactivité des personnels administratifs et des responsables de secteurs est démultipliée. De plus, la réduction des délais d’acheminement et des coûts induit (affranchissement, logistique et déplacement physique) permettent un amortissement rapide de la solution déployée en quelques semaines.
Au niveau du back-office, la gestion administrative des 400 collaborateurs se simplifie et les documents légaux sont désormais stockés dans une plateforme Cloud souveraine et conforme.
Dans la gestion des ressources humaines, les personnels ont également gagné en productivité et en efficacité grâce à une intégration totale des flux avec les applications métier.

Les salariés sont les premiers bénéficiaires

Après une période d’adaptation, d’une manière générale l’ensemble des salariés opérationnels apprécient l’utilisation d’un service innovant leur permettant d’avoir accès en temps réel à leurs documents dématérialisés pour leurs démarches administratives. De plus, La mise à disposition d’un espace collaborateur renforce les liens et facilite l’intégration des nouveaux personnels. La fonctionnalité la plus appréciée est l’accessibilité des bulletins de salaire : le système les notifie automatiquement et instantanément de la mise à disposition.
Pour les salariés administratifs, la suppression des tâches chronophages et sans valeur ajoutée a été immédiatement adoptée, redonnant du temps aux personnes pour le développement et la gestion quotidienne de l’entreprise. Ce projet, portée par la direction, a permis de mettre à disposition des outils efficaces et modernes pour de meilleures conditions opérationnelles de travail.
 

« Le changement des méthodes de travail s’est imposé à nous au moment de la réorganisation des taches liée aux mouvements de personnels. La mise en place d’une solution de dématérialisation de documents devenait incontournable pour ne pas dire obligatoire si on voulait rester compétitif dans ce métier. Depuis le déploiement, nous avons su nous réorganiser et accroitre significativement notre productivité tout en offrant de nouveaux outils à l’ensemble de nos collaborateurs pour leur confort. La société Edissyum a su nous accompagner dans cette transformation digitale en restant à notre écoute et surtout en nous proposant des solutions opérationnelles, simples et adaptées issues de leur propre catalogue et celui de leurs partenaires. » Laurence Sabatier Directrice Générale ».

 
Laurence Sabatier

Directrice générale