Présentation de la ville :
Saint-Malo est une ville côtière située dans la région de Bretagne, dans l’ouest de la France. Elle est connue pour son architecture historique, ses remparts et son port animé. L’Agglomération de Saint-Malo est une communauté d’agglomération qui regroupe plusieurs communes autour de Saint-Malo, dont Cancale. Elle a des compétences en matière de développement. Retrouvant un dévellopement économique, d’aménagement du territoire, de transports, de gestion des déchets, d’assainissement, de culture et de sport. La ville et l’agglomération de Saint-Malo offrent un cadre de vie agréable pour ses habitants et attirent de nombreux touristes chaque année.
La ville et l’agglomération de Saint-Malo comptent près de 80 000 habitants et plus de 1 500 agents
1. Succinctement quelle était la situation avant la mise en place de la solution
Avant la mise en place de la solution de dématérialisation, la ville de Saint-Malo centralisait les documents papiers auprès des services de la DAG puis les enregistrait et les dispatchait matériellement (copie des courriers) dans les différents services pour prise en charge et traitement. Cette méthode était fastidieuse et prenait énormément de temps , ce qui rendait difficile l’optimisation de la recherche de ces documents.
2. Pourquoi avez-vous choisi l’offre d’Edissyum ?
Edissyum, en tant qu’intégrateur spécialisé dans la dématérialisation, a été jugé le plus adapté lors de notre consultation « appel d’offre » (offre financière et accompagnement à la mise en place de la solution) .
Bruno Leclerc
3. Aujourd’hui quels sont les bénéfices concrets que vous tirez de la mise en œuvre de cette solution ?
’’En termes concrets, la solution de dématérialisation des courriers entrants et sortants offre une fonctionnalité d’horodatage et de traitement des courriers, avec des relances automatiques.’’
Cette fonction permet une gestion plus efficace des flux de courriers, une meilleure traçabilité des échanges et une réduction des délais de traitement.
4. Avez-vous les premiers retours de la part des agents sur la mise en place de solution ?
‘’La mise en place de l’outil a permis de mieux organiser la gestion et les traitements des courriers entrants et sortants, avec des relances automatiques pour assurer un suivi efficace.’’
Les premiers retours de la part des agents de la ville de Saint-Malo sont dans la globalité positifs, avec une bonne adoption de l’outil et une évolution des pratiques qui va dans le sens de la simplification et de l’efficacité.
5.Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciés ?
‘’La fonctionnalité la plus appréciée par les utilisateurs est la centralisation des documents.‘’ En effet, cela a permis à la ville de rassembler tous ses documents au même endroit, ce qui facilite grandement leur gestion et leur recherche. Cela a également permis d’éviter les pertes de documents et les erreurs de traitement.
‘’Une autre fonction appréciable est la relance des courriers non traités’’. Cela permet de suivre de près les dossiers en attente et de s’assurer qu’il n’y a pas d’oubli.
6.Idéalement, pourriez-vous nous faire parvenir un commentaire/une citation d’un membre de votre équipe sur ce projet.
‘’La dématérialisation est un processus complexe, mais essentiel pour l’efficacité de l’organisation.’’
Bien que cela ait été un défi pour leur équipe, la ville a rapidement réalisé les avantages d’une telle solution pour leur gestion documentaire.
En somme, la mise en place de la solution de dématérialisation des procédés courriers par Edissyum a permis à la ville de Saint-Malo et son agglomération d’améliorer leur organisation interne, de faciliter l’adoption de nouveaux utilisateurs, et de gagner en efficacité et en temps dans la gestion des flux de courriers entrants et sortants
Témoignage de Bruno LECLERC,
Responsable Service Études