Contexte Avant l’Adoption de la Solution MEM Courrier
La ville de Créteil, préfecture du Val-de-Marne, gère un volume conséquent de courriers, avec environ 6 000 lettres et emails mensuels adressés à ses divers services. Avant l’implémentation de MEM Courrier, Créteil ne disposait d’aucun système centralisé pour suivre et enregistrer les courriers entrants. Cela rendait la gestion des réponses aux usagers difficile. De plus, les services ne traitaient pas de manière uniforme les emails reçus via le site web, ce qui accentuait la complexité du suivi.
Les Raisons du Changement
La ville de Créteil a choisi la solution MEM Courrier d’Edissyum pour ses fonctionnalités adaptées aux besoins des collectivités locales. Parmi celles-ci, on retrouve la reconnaissance de caractères et la réconciliation des courriers signés. L’expérience d’Edissyum dans l’accompagnement des collectivités a également pesé dans cette décision. Elle assure à Créteil un suivi optimisé et une gestion simplifiée de tous les courriers reçus.
Mise en Œuvre et Déploiement
Avec l’implémentation de MEM Courrier, l’enregistrement et le suivi des courriers et courriels sont désormais centralisés. Cela permet aux services de mettre en place des réponses de premier niveau pour les usagers, améliorant ainsi la communication avec l’administration.. Les services municipaux ont bien intégré la solution, ce qui permet une gestion fluide et un suivi transparent des courriers à chaque étape.
Bénéfices Concrets
Depuis l’adoption de MEM Courrier, la ville de Créteil a constaté plusieurs avantages majeurs :
- Suivi et traçabilité améliorée : L’enregistrement systématique des courriers garantit un suivi rigoureux de chaque demande.
- Réponses simplifiées : La création de modèles de réponses et l’envoi direct de réponses par email permettent un gain de temps et facilitent le traitement des demandes.
- Optimisation des processus internes : La solution est perçue comme ergonomique et intuitive, facilitant l’adoption par les agents.
Retours des Utilisateurs
Les agents municipaux apprécient la simplicité d’utilisation de MEM Courrier et son ergonomie. Les utilisateurs plébiscitent la création de modèles de réponses types, qui contribue à réduire le temps de traitement des demandes.
Fonctionnalités Appréciées
Parmi les fonctionnalités les plus valorisées, on retrouve :
- Envoi de réponses par email : Cette fonctionnalité accélère le traitement des courriers et améliore l’efficacité de la communication.
- Moteur de recherche performant : Permet de retrouver facilement les courriers et courriels, rendant la gestion des dossiers plus fluide.
Conclusion
En adoptant MEM Courrier, la ville de Créteil a su moderniser et améliorer de manière significative la gestion de ses courriers. L’outil a non seulement permis de renforcer la traçabilité et l’efficacité, mais aussi de satisfaire les agents municipaux grâce à son ergonomie et ses fonctionnalités avancées.