Une collectivité engagée dans la modernisation de ses services
Située dans les Bouches-du-Rhône, la Ville de Berre-l’Étang (14 011 habitants) fait partie de ces collectivités locales résolument tournées vers l’avenir. Avec près de 500 agents, un système d’information riche de 70 serveurs (physiques et virtuels) et un parc applicatif composé de plus de 50 logiciels, dont 21 solutions open source, la commune s’est engagée dans un programme ambitieux de transformation numérique.
L’un des chantiers structurants identifiés : la gestion du courrier entrant, sortant et interne, longtemps restée un maillon manuel et chronophage de l’organisation administrative.
Un projet de dématérialisation du courrier débuté en 2015 orienté utilisateurs
Dans cette dynamique de modernisation, la ville a souhaité faire évoluer ses pratiques en matière de traitement du courrier. Les objectifs étaient clairs :
- Réduire les flux papier
- Optimiser les circuits de validation et de diffusion
- Impliquer davantage les agents en les dotant d’un outil simple, efficace et accessible à distance
C’est dans ce cadre que la solution MEM Courrier, proposée par Edissyum, a été retenue.
Une collaboration étroite et structurante avec Edissyum
La Ville de Berre-l’Étang a pu s’appuyer sur un accompagnement complet et de proximité, assuré par les équipes d’Edissyum de puis 2018.
Tout au long du projet, la collectivité a bénéficié :
- ✅ D’un support technique réactif et disponible au quotidien
- ✅ D’un suivi personnalisé, adapté aux réalités du terrain
- ✅ D’un partenariat impliquant, avec une participation active au bêta-test de la solution Open-Capture dès 2019
Ce travail main dans la main a permis de garantir une adoption fluide de la solution par les équipes, en tenant compte des spécificités de l’organisation interne.
Des résultats concrets et mesurables
Aujourd’hui, la mise en place de MEM Courrier au sein de la ville porte ses fruits et génère des bénéfices tangibles à plusieurs niveaux :
- Un gain de temps significatif sur le traitement et la distribution du courrier
- Une meilleure traçabilité, avec un historique complet des correspondances
- La rédaction et la validation des réponses directement en ligne, avec des modèles normalisés
- Une diffusion automatisée et intelligente, appuyée par une IA prédictive pour orienter les circuits de transmission
Un impact direct sur les conditions de travail des agents
Au quotidien, les agents ressentent un véritable confort d’utilisation.
Les tâches qui sont les plus répétitives (comme la saisie et le tri) sont automatisées. L’accent est mis sur le contrôle qualité, permettant de valoriser les postes tout en réduisant la charge de manutention.
Cette réorganisation des missions contribue à une amélioration des conditions de travail et à une montée en compétence progressive des utilisateurs.
Une première intégration réussie d’une l’intelligence artificielle frugale et respectueuse
Sur le plan technique, MEM Courrier repose sur une intelligence artificielle frugale, conçue pour fonctionner sans carte graphique, uniquement sur CPU.
Cette approche sobre en ressources informatiques s’inscrit dans une démarche responsable et durable.
Pour la Ville de Berre-l’Étang, il s’agit là du premier déploiement d’un modèle d’IA dans son système d’information. Une étape importante pour automatiser et fluidifier ses processus métiers grâce à l’intelligence artificielle implantée au cœur de la GEC.
Une réussite exemplaire pour inspirer d’autres collectivités
Avec ce projet, la Ville de Berre-l’Étang illustre ce qu’une collectivité peut accomplir lorsqu’elle conjugue ambition numérique, sobriété et modernité. Mais la collaboration étroite avec ses prestataires, et avant tout l’engagement de ses agents sont les principaux leviers.