La ville de Berre l’Etang déploie le module de LAD Open source Open-Capture couplé à Maarch courrier pour augmenter sa productivité en matière d’industrialisation.
Au sein de la Métropole d’Aix Marseille Provence, la ville de Berre l’étang est une collectivité dynamique de 13.000 habitants située au cœur du pôle industriel de l’étang de Berre.
La Commune reçoit des données par courrier et par le site internet (Courriel) représentant environ 12.000 à 20.000 demandes par mois.
Elle utilise depuis 2012 l’outil de gestion de courrier libre Maarch pour suivre et traiter les demandes écrites de la commune.
Genèse du projet LAD Open-Capture
Dans le cadre d’un projet global dénommé « Projet Guichet unique », afin d’optimiser la qualité de service auprès de ses administrés et répondre à son besoin accru de suivi et de traçabilité interne, la ville de Berre l’étang débute une phase de modernisation de ses outils.
En 2018, elle retient la société Edissyum, principal et unique intégrateur local de cette solution apportant une réelle valeur ajoutée en matière d’intégration.
Les grandes étapes du projet Maarch courrier
Phase I (2018) : Mise à jour de la version Maarch 17.06
- Reprise des données et sécurisation de la plateforme
- Travail important sur la segmentation et la mise en conformité de la base contact
- Accompagnement et déploiement à toute la collectivité
- Le projet se déroule sur 2 mois calendaire entre la réunion de cadrage et la mise en service.
- Chaîne de numérisation du courrier entrant par couplage avec des scanners de production 30ppm.
- 10 postes de numérisation pour le courrier départ
Phase II (2019) : Déploiement d’Open-Capture LAD Open-Source couplée à Maarch courrier
- Mise à jour version Maarch 19.04 avec accompagnement
- Déploiement du module Open-Capture for Maarch : capture et reconnaissance automatique des métadonnées.
Retour d’expérience
Après avoir consolidé Maarch courrier, la ville décide de mettre en œuvre la LAD Open Source : Open-Capture For Maarch. Ce module lui permet ainsi de franchir une étape en matière d’industrialisation et de l’enregistrement du courrier. C’est la pierre angulaire d’une solution de gestion dématérialisée des courriers. Open-Capture apporte rapidement une forte valeur ajoutée. Qualité dans l’enregistrement et le traitement du courrier grâce à la capture intelligente d’informations.
« L’outil OpenCapture apporte une réelle plus-value au fonctionnement de Maarch.
Il permet en effet de reconnaitre les informations clés (date d’envoi, objet et expéditeur s’il existe dans la base des contacts) de 30 à 40% des courriers imprimés.
Pour les mails, la reconnaissance peut monter jusqu’à 80% avec les mêmes informations clés !
Il est de plus évolutif et permet vraiment de s’adapter aux nouveaux besoins.
Cet outil permet un gain de temps non négligeable après une reconnaissance partielle ou totale des informations du document. »
Témoigne Mr Florent Pianetti, chef de projet au sein de la DSI.